Verslag Locus Kenniscafé administratieve processen

Hoe richt je als werkgever je administratieve processen in rondom inclusief ondernemen? Rondom die vraag kwamen op donderdag 6 april zo’n 15 HR professionals van Locus partners bijeen om van Asito en Nederlandse Spoorwegen te horen hoe zij dat hebben aangepakt. Locus directeur Hanne Overbeek heette hen welkom. “Locus groeide in de afgelopen zes jaar van 5 naar zo’n 90 bedrijven, die allemaal bezig zijn op verschillende manieren met inclusieve arbeidsorganisaties vorm te geven. Zo nu en dan horen we een thema, waarvan we denken: hier zijn wel heel veel vragen over… laten we eens in het netwerk kennis gaan delen! En kijk hoe andere bedrijven die iets verder zijn daar handen en voeten aan hebben gegeven, waar we met elkaar van kunnen leren. Zo hoorden we heel veel: ‘Hoe moet ik dat administratief doen? Hoe kan ik het registreren? Waarom moet ik het registreren? En hoe pak ik dat aan?’ Voor dit Locus Kenniscafé hebben wij twee heel verschillende bedrijven bereid gevonden om hierover te vertellen, namelijk NS en Asito.”

Asito: 1000 mensen dichter bij de arbeidsmarkt

Als eerste nam Leonore Nieuwmeijer het woord. Zij is Specialist Inclusiviteit bij schoonmaakbedrijf Asito. “Al  jaren streeft Asito ernaar om het personeel een afspiegeling van de beroepsbevolking te laten zijn. Zo kent ons personeelsbestand meer dan 100 verschillende nationaliteiten. Asito kiest er bewust voor om de focus niet op de doelgroep uit het Sociaal Akkoord en Banenafspraak te leggen; in onze beleving sluit je daarmee veel mensen uit, waarmee je voor hen juist een extra afstand tot de arbeidsmarkt creëert.” Asito stelde zichzelf tot doel om voor 1000 mensen de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Dat doel hebben zij eind 2016 reeds behaald. Leonore benadrukt dat bij het aannemen van mensen niet de regeling centraal staat. “Bij de werving kijken we allereerst naar de vacature: welke taken zijn hierin te onderscheiden? Vervolgens kijken we naar de omgeving; het pand waarin de werkzaamheden plaatsvinden. Daarna kijken we naar de leidinggevende; wat zijn haar/zijn sterke punten? Dan zoeken we hier een kandidaat bij.”

Waarom registreren?

Het registreren van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt biedt allereerst inzicht en beperkt risico’s. “Dat inzicht is nodig om te weten met welke verschillende geldstromen je te maken hebt: premiekorting, loondispensatie, loonkostensubsidie, no-riskpolis, scholingsvouchers etc. Elke gemeente kent zijn eigen verordeningen met eigen regels en dan hebben we het nog niet eens over provinciale gelden. Je wilt uiteindelijk immers wel weten wat een investering oplevert en of je onderaan de streep op zwarte cijfers uitkomt.  Maar we kijken ook naar wat er gebeurt met de flexibiliteit van een team als we medewerkers uit een bijzondere doelgroep aannemen.”

Gegevens opvragen

Om de juiste gegevens te achterhalen stuurt Asito de nieuwe medewerkers een brief zodra ze twee maanden in dienst zijn. “We vragen hen aan te geven waar zij hun geld van kregen voor ze bij Asito aan de slag gingen. Daarnaast vragen wij hen of wij informatie mogen opvragen bij UWV of gemeente.” Leonore beaamt desgevraagd dat dit nauw luistert in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens. “Artikel 29b van de ziektewet stelt dat medewerkers verplicht zijn een ziekte of beperking te melden. Als een medewerker dit aangeeft gaat er natuurlijk al een belletje rinkelen. Verder vragen wij om een machtiging om specifieke gegevens op te vragen. Dit vraagt inderdaad om nauwkeurigheid, maar het kan dus wel.”

De gegevens die binnenkomen op deze brief worden verwerkt in het personeelssysteem van Asito. Dit systeem kent per medewerker twee tabbladen waar gegevens in worden verwerkt. In één tabblad staan de gegevens die te maken hebben met de financiële stromen. Op het andere tabblad staan de gegevens die nodig zijn voor de PSO. “Dit kost inderdaad tijd. Asito is onderverdeeld in negen regio’s en iedere regio heeft een personeelsmanager en een regio-administratie. Wanneer de uitvraag (de brief) bijzonderheden oplevert, wordt contact gelegd met UWV of gemeente en de benodigde informatie opgevraagd. Vaak wordt dit opgepakt door stagiaires, die aanpalend aan de personeelsmanager werken.”

Registratie voor PSO

Het dubbel registreren van gegevens kost extra tijd, maar Asito vindt het zeker de moeite waard. “Voldoen aan de PSO vraagt veel, maar het geeft je ook veel. Zeker als je veel te maken hebt met aanbestedingen. Het gebeurt steeds vaker dat organisaties bij aanbestedingen de de behaalde PSO trede 3 van een leverancier erkennen als bewijs voor de Social Return eis.” Leonore geeft daarnaast aan dat de PSO goed past bij de visie die Asito heeft op inclusief ondernemerschap. “Als je zoals wij een kans wilt bieden aan iedereen met een afstand tot de arbeidsmarkt, en je niet beperkt tot de doelgroep Banenafspraak, zijn de criteria van de PSO heel bruikbaar. Ik hoop dat ik volgend jaar nog eens een gesprek mag aangaan met de nieuwe staatssecretaris van SZW en kan vragen: Ga je ons nou beboeten, omdat we niet voldoen aan de Quotumwet terwijl we ruim 1000 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk hebben geholpen?”

Loopbaanstation

Leonore eindigde haar verhaal met een heuse scoop; samen met Sollicitatietools en CNV en met behulp van Start Foundation lanceert Asito een nieuw initiatief: het Loopbaanstation. Dit is een zeer recent opgerichte coöperatie, met als doel mensen te ondersteunen in hun loopbaan. Zie het nieuwsbericht >

NS: de Participatiewet-helpdesk

Vervolgens namen Bettina Haarbosch (Programmamanager Diversiteit en Inclusie NS) en Ericson Kirindongo (Recruiter Special Talent / HR adviseur NS) het stokje over. Bettina vertelt hoe NS al in 2013/2014 van start ging met ‘200 duurzame banen’, vooruitlopend op de Participatiewet. Deze banen zijn ook onderdeel geworden van de CAO’s die binnen NS van kracht zijn. De organisatie zag hierin tevens een kans voor de eigen herplaatste medewerkers. “We hadden intern wel wat hobbels te nemen. Zo liepen we aan tegen vooroordelen: ‘Kunnen ze dat wel?’ En dan blijkt dat vaak helemaal niet duidelijk is wat een beperking is of kan zijn. Goede communicatie en de inzet van rolmodellen blijken dan belangrijk. En het nadeel van een projectaanpak, is dat het vooral wordt gezien als ‘de verantwoordelijkheid van het project’, terwijl het bij het reguliere HR- moet gaan horen. Wij moeten dan natuurlijk wel faciliteren met o.a. kennis over regelgeving en voorzieningen… want dat is een oerwoud! In de loop van 2016 waren we al best goed bezig, maar liepen we nog tegen allerlei praktische problemen om. Daarvoor initieerden we de Participatiewet-helpdesk.

Faciliteren HR-adviseurs

Dan is het woord aan Ericson; één van de twee HR professionals die deze desk bij NS bemannen. “Ons ideaal is dat het aannemen van mensen met een beperking helemaal in de lijn plaats vindt. Het doel van ons tijdelijke bureau is om kennis te bundelen, ervoor te zorgen dat het allemaal goed werkt en de managers en HR-adviseurs te faciliteren. Zo leeft bij veel managers de vraag: ‘Hoeveel tijd kost het mij, hoeveel formulieren moet ik invullen?’ Dat ervaren we nu eerst zelf en we kijken of we afspraken kunnen maken met leveranciers of zij die formulieren kunnen invullen. Ook kijken we naar welke middelen we nodig hebben en naar hoe we aspecten uit twee HR-systemen en vier CAO’s kunnen bundelen in één proces. We adviseren HR-adviseurs en dagen hen uit zelf zaken op te pakken. En heel belangrijk: monitoring en nazorg.”

Het productiviteitsvraagstuk

Ericson en zijn collega Xiomara hebben ook enkele pilots gedraaid; ze hebben vijf plaatsingen zelf geregeld. “Dan blijkt een goed idee op de tekentafel soms in praktijk toch anders te gaan. Zo ontdekten we dat managers soms heel andere behoeften hebben. Zoals de vragen: Hoe komt het geld van de subsidies in mijn potjes? Hoe kan ik het uurloon rechtvaardigen?” Ericson noemt een heel concreet voorbeeld: “Neem nou een Smullers op station Amsterdam Zuid. Hoe ziet de manager van deze Smullers de lagere productiviteit van een medewerker terug in zijn maandcijfers? Inmiddels hebben we het zo ingeregeld dat de beschikbare gelden voor medewerkers met een beperking, via een omweg in het potje van manager terecht komt. Zo kan deze zien wat de medewerker werkelijk kost. Dit gebeurt wel handmatig en achteraf. Overigens is er zeker niet altijd sprake van productiviteitsverlies. Zo hebben we ook bij een Julia’s een medewerker geplaatst die achter de schermen schoonmaakt, waardoor andere  medewerkers meer verkoop kunnen draaien.”

Leonore vult Ericson hierbij aan: “In de schoonmaak meten we kwaliteit ook op schoonmaakbeleving. En wat blijkt? De klantbeleving stijgt als een medewerker acht in plaats van vier uur werkt. Dan leidt het in dienst hebben van een medewerker met een loonwaarde van 50% zelfs tot een hogere kwaliteit.”

Uniforme processen

Een ander aspect waar de Participatiewet-desk druk mee bezig is, is het samenstellen van een blauwdruk voor alle afdelingen; één uniform proces. Hierin staat bijvoorbeeld dat leveranciers binnen 3-4 weken met gescreende kandidaten komen en dat na een proefplaatsing een dienstverband volgt. Over die termijnen voeren zij gesprekken met de verschillende leveranciers. Ericson: “Met 35 arbeidsmarktregio’s zouden we in theorie ook 35 contactpersonen moeten hebben. Dat praktijk blijkt toch anders. En alle leveranciers willen eigenlijk wel aan ons leveren; ieder met zijn eigen tarieven en voorwaarden. In de regio Utrecht ken ik de partijen wel, maar als ik in Zeeland iemand zou willen plaatsen weet ik niet waar te beginnen! Daarom hebben we met Locus afgesproken dat zij ons in contact brengen met de regio. Zo stimuleert Locus de partijen – UWV, gemeenten en Sw-bedrijven – om met elkaar te beslissen wie namens hen ons contactpersoon wordt. Dat zouden wij zelf niet kunnen.”

Download presentatie Asito & NS: Inrichten administratieve processen >